3 Điểm yếu khi quản trị thông tin của bạn gặp trục trặc
Ngày tạo: 15/10/2020 4:56:22 CHĐể nói rằng quản trị thông tin là rất quan trọng trong kỷ nguyên kỹ thuật số có nhịp độ nhanh mà chúng ta đang sống hiện nay có lẽ là một cách nói hơi thiếu.
Hàng ngày, các doanh nghiệp đang tạo ra vô số khối lượng dữ liệu chứa đựng thông tin chi tiết cần thiết để đảm bảo thành công trong năm, mười hoặc thậm chí hai mươi năm tiếp theo của sự tồn tại của tổ chức đó. Vấn đề là nếu bạn không thể đi sâu vào bên dưới dữ liệu và khám phá ra câu chuyện thực sự đang diễn ra, thì bản thân dữ liệu đó thực sự vô giá trị. Nếu không có kế hoạch quản trị thông tin phù hợp, bạn thực sự chỉ đang nói về nhiều hơn một loạt các số 1 và số 0 ngồi trên ổ cứng ở đâu đó.
Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại mà ngày càng nhiều người làm việc từ xa hơn bao giờ hết, phần lớn do đại dịch COVID-19 đang tiếp tục kéo dài. Nhân viên đang sử dụng công nghệ điện thoại di động và đám mây để duy trì năng suất khi đang di chuyển, tạo ra nhiều thách thức hơn nữa về mặt quản lý thông tin theo cách cho phép nó duy trì hiệu quả và hữu ích.
Tuy nhiên, ngay cả các tổ chức hiểu được tầm quan trọng của quản trị thông tin cũng thường gặp phải vấn đề - như bài báo AIIM đặc biệt này còn đi một chặng đường dài để minh họa. Nó chỉ ra không phải một mà là ba điểm áp lực thường khiến các chính sách quản trị thông tin thất bại và chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi sẽ tận dụng cơ hội để tóm tắt và trình bày giải pháp độc đáo của riêng mình cho từng điểm.
Điểm yếu #1: Điểm nhập thông tin
Đối với hầu hết các tổ chức, một trong những lĩnh vực lớn nhất mà quản trị thông tin có xu hướng sụp đổ cũng trực tiếp nhất: điểm bắt đầu của thông tin xâm nhập vào hệ thống.
Ngày nay, ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có nhiều thông tin vào môi trường của họ hơn bao giờ hết. Nhưng cho đến nay, nhiều tổ chức đã đạt được tiến bộ chậm trong việc điều chỉnh chiến lược quản trị của mình, đặc biệt là để tận dụng lợi thế của thế giới điện toán đám mây và di động có nhịp độ nhanh mà chúng ta đang sống.
Ví dụ, bạn có biết rằng chỉ có khoảng 40% doanh nghiệp có quy trình tự động để đảm bảo việc xóa thông tin cá nhân? Tương tự, bạn có biết 85% người tin rằng số hóa, tiêu chuẩn hóa và thất bại trong tự động hóa đầu vào kinh doanh là một trong những nút thắt chính trong quá trình chuyển đổi số?
Đây là một trong những lý do lớn nhất tại sao có một nền tảng quản lý thông tin như M-Files lại quan trọng như vậy. Cho dù bạn đang nói về việc sử dụng máy quét để thu thập thông tin hay sử dụng M-Files để sử dụng các công cụ khác cho đầu vào gốc của tệp và thông tin, điểm nhập sẽ tự động được trang bị siêu dữ liệu hỗ trợ AI. Điều này giúp hướng dẫn toàn bộ vòng đời của thông tin, giúp việc tìm kiếm đồng thời dễ dàng hơn (và cuối cùng có thể sử dụng được). Do đó, bất kể bạn buộc phải tập trung năng lượng ở đâu, thông tin vẫn có thể được đưa vào ý nghĩa của nó, và đây chính xác là những gì đang có.
Điểm yếu #2: Kết thúc thông tin
Một điểm áp lực lớn khác đối với quản trị thông tin là điểm cuối thông tin - chủ đề này phức tạp hơn nhiều so với mọi người nghĩ.
Điểm cuối có thể là hầu hết mọi thứ - từ máy trạm cá nhân đến điện thoại thông minh đến các thiết bị IoT, v.v. Nếu bạn không thể truy cập dữ liệu trên các điểm cuối này, sẽ mất nhiều thời gian hơn để sử dụng và phát triển thông tin dữ liệu lịch sử, xác minh các phân loại trong quá khứ, v.v. Bạn cũng có thể xử lý một lượng lớn dữ liệu trùng lặp, điều này sẽ khiến việc tìm kiếm chính xác những gì bạn đang tìm kiếm trở nên khó khăn hơn khi bạn cần nhất.
Điểm yếu #3: Quản lý chính sách
Cuối cùng, chúng tôi bắt đầu với quản lý chiến lược: Nhiều tổ chức vẫn đang cố gắng thực hiện theo cách thủ công để đạt được kết quả hỗn hợp.
Nếu bạn vẫn đang cố gắng làm mọi thứ theo "cách cũ", thì ngay cả việc cập nhật chiến lược quản trị thông tin của bạn cũng có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Đừng bao giờ quên rằng mỗi phút bạn dành để cố gắng đạt được mục tiêu này là một phút khi bạn không tập trung vào những gì thực sự cần mình. Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, việc cố gắng chứng minh sự tuân thủ có thể không chỉ là một điều khó khăn ... nó thực sự có thể là không thể.
Nếu điều này mô tả tình huống của chính bạn, đừng lo lắng - bạn không đơn độc. Bài báo của AIIM được trích dẫn ở trên cho thấy rằng đối với khoảng 70% tổ chức, các quy trình quản trị quan trọng được tự động hóa dưới 50%. Ngay cả ngày nay, nhiều công ty vẫn thấy rằng việc áp dụng công nghệ tự động hóa nói dễ hơn làm.
Nói cách khác, trừ khi bạn sử dụng các công cụ quản lý vòng đời thông tin chính xác như M-Files để hoàn thành tất cả các tác vụ này cho bạn. Như đã đề cập trước đó, M-Files nhằm hướng dẫn thông tin càng hiệu quả càng tốt trong suốt vòng đời của nó. Khi thời hạn hữu ích của tài liệu hết hạn, các quy trình công việc này sẽ thông báo cho tất cả các bên liên quan chính để họ có thể nhanh chóng hành động.
Ngoài ra, M-Files sẽ tự động lưu các tài liệu cần được giữ lại do tuân thủ và nhiều lý do khác. Tất cả những điều này không chỉ đảm bảo rằng chiến lược quản trị thông tin của bạn được thực thi và quản lý theo cách chính xác mà còn giải phóng thời gian quý báu của bạn nhiều nhất có thể để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ thực sự tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp của mình.
Nguồn: M-files
Data Design Việt Nam
Tags: data design data design viet nam ddv M-Files phần mềm quản lý tài liệu điện tử M-Files phần mềm quản lý tài liệu điện tử M-Files Việt Nam Autodesk
.jpg)
.jpg)