4 cách khuyến khích người dùng chấp nhận hệ thống quản lý thông tin
Ngày tạo: 19/10/2020 10:23:44 SAThay đổi chắc chắn là khó khăn đối với bất kỳ tổ chức nào - phạm vi, quy mô hoặc tính chất cụ thể của thay đổi đó thực sự không quan trọng. Một số thay đổi là lớn - như với các sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số. Ví dụ, khi một tổ chức quyết định rằng họ đang đầu tư vào một hệ thống quản lý thông tin mới, nó có thể đại diện cho một sự thay đổi đối với cách thức cơ bản của mọi người - một sự thay đổi tích cực, nhưng vẫn đòi hỏi một sự điều chỉnh.
Là một ví dụ điển hình trong giải pháp M-Files - và điều đáng chú ý vì nó là chủ đề của podcast cuối cùng của chúng tôi - là ý tưởng rằng các thư mục máy tính không quan trọng. Việc đưa tệp vào các thư mục và thư mục con đã là tiêu chuẩn kể từ lần lặp lại đầu tiên của MS-DOS - nơi bạn thả các đối tượng vào một thư mục tệp. Vì vậy, ý tưởng về việc chỉ cần có các tài liệu được mô tả bằng siêu dữ liệu, ở dạng ether, không bị tách rời khỏi vị trí tệp là một sự thay đổi mô hình.
Làm cho nhóm của bạn tiếp cận với tầm nhìn về một cách mới hơn, tốt hơn để làm việc là bước đầu tiên để điều hướng sự gián đoạn. Việc quản lý sai gián đoạn hoàn toàn có thể gây hại cho việc chấp nhận của người dùng nếu bạn không cẩn thận, điều này cũng sẽ gây hại cho lợi tức đầu tư của bạn cho giải pháp. Rất may, nếu mục tiêu hiện tại của bạn liên quan đến việc thúc đẩy người dùng chấp nhận hệ thống quản lý thông tin của bạn, thì có bốn cách chính bạn có thể thực hiện.
Bạn cần một đội vô địch
Người dùng của bạn sẽ không chỉ quyết định áp dụng hệ thống quản lý thông tin mới của bạn từ trái tim của họ. Họ cần phải được lắc lư và họ sẽ bắt đầu quan tâm đến những người xung quanh họ để xem liệu giải pháp của bạn có đáng chú ý hay không.
Do đó, nếu bạn thực sự muốn thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng, bạn không chỉ cần một nhóm những người sẵn sàng ca ngợi bạn. Bạn cần một đội ngũ những người sẵn sàng ủng hộ nỗ lực và truyền bá kinh nghiệm của họ. Về cơ bản, bạn đang tìm kiếm những người không im lặng về trải nghiệm tốt này là gì và cách họ hoàn thành công việc nhiều hơn bao giờ hết - và bạn cần nhiều người trong số họ nhất có thể.
Lợi ích ở đây là điều này tạo ra hiệu ứng quả cầu tuyết theo cách tốt nhất có thể. Khi một vài nhà vô địch của bạn bắt đầu lan truyền thông tin, thì hầu như sẽ luôn thuyết phục một người không chịu thay đổi để cung cấp cho hệ thống quản lý thông tin của bạn một sự rung chuyển công bằng. Họ cũng trở thành những người ủng hộ nỗ lực và mọi thứ chỉ trở nên tốt hơn từ đó
Nhìn chung, hãy tìm một chiến thắng nhanh chóng và truyền bá nó để thu hút mọi người. Nếu bạn có một người dùng cho bạn biết rằng nhờ hệ thống quản lý thông tin, họ đã có thể cải thiện năng suất của chính mình lên 30%, đó là một chiến thắng lớn - người đó và câu chuyện của họ nên được coi là một ví dụ chính về những gì giải pháp của bạn có thể làm.
Kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra nhiều hơn
Một trong những cách tốt nhất để tăng sự chấp nhận của người dùng đối với hệ thống quản lý thông tin của bạn là sử dụng giai đoạn thử nghiệm để đào tạo CNTT và các quản trị viên tương lai. Hãy nhớ rằng trong quá trình triển khai rộng hơn, mọi người rõ ràng sẽ gặp rất nhiều vấn đề. Họ cũng sẽ gặp phải vấn đề và có những vấn đề cần được giải quyết - điều này là tự nhiên. Tất cả những gì bạn cần làm là quan tâm đến tất cả những điều này để tạo ra trải nghiệm hỗ trợ liền mạch nhất. Nếu người dùng thấy quản trị viên ở đó để giúp họ, thì họ sẽ có nhiều khả năng áp dụng giải pháp hơn. Điều này đúng ngay cả khi có vấn đề hoặc điều gì đó khiến bạn hơi bực bội.
Về đào tạo, hãy đảm bảo sử dụng các trường hợp sử dụng thực tế cụ thể của doanh nghiệp làm mô-đun đào tạo chính. Ví dụ của bạn càng chung chung, người dùng sẽ càng cảm thấy xa lạ với thế giới bên ngoài, vì họ cảm thấy rằng hệ thống quản lý thông tin này không liên quan gì đến cuộc sống của họ.
Thay vào đó, bạn cần tạo các mô-đun đào tạo để giao tiếp với những gì họ làm hàng ngày. Chỉ cho mọi người thấy giải pháp sẽ phù hợp với cuộc sống của họ như thế nào và để họ trải nghiệm nó sẽ dễ dàng như thế nào khi công việc được hoàn thành. Cho thấy cách giao tiếp và cộng tác tốt hơn bao giờ hết.
Giao tiếp là vua
Doanh nghiệp của bạn sử dụng hệ thống quản lý thông tin này tại một thời điểm cụ thể vì một lý do và ban quản lý có trách nhiệm giải thích lý do tại sao việc thay đổi thói quen làm việc của người dùng lại quan trọng như vậy.
Rõ ràng là bạn đã lên kế hoạch rồi. Nếu bạn muốn tăng mức độ chấp nhận của người dùng, bạn cần đảm bảo rằng kế hoạch thực sự được thông báo sớm và thường xuyên cho người dùng.
Nếu người dùng ít nhất có thể hiểu được ý nghĩa của công cụ, tại sao nó có tác động tích cực đến cuộc sống của họ và tại sao việc sử dụng nó lại quan trọng như vậy, thì họ sẽ có nhiều khả năng sử dụng nó hơn. Khi đó, phần mềm có thể tự nói ra lời của mình, và người dùng có thể chứng kiến những lợi ích của nó.
Chọn một công ty quản lý thông tin chuyên giúp bạn tăng mức độ chấp nhận
Đảm bảo rằng bất kể bạn chọn giải pháp nào, công ty đều có đội ngũ hỗ trợ và dịch vụ mạnh mẽ, đồng thời có kinh nghiệm cần thiết để giúp bạn khởi chạy phần mềm. Bất kỳ công ty SaaS đáng khen ngợi nào cũng biết cách hiệu quả nhất để tăng sự chấp nhận của người dùng đối với các sản phẩm của họ. Do đó, hãy đặt câu hỏi về dịch vụ và hỗ trợ trong quá trình mua hàng. Tìm nhà cung cấp có thể hướng dẫn bạn cách tiếp cận người dùng tốt nhất.
Tại M-Files, chúng tôi có bộ phận hỗ trợ và dịch vụ toàn cầu có thể giúp bạn quản lý thay đổi, chấp nhận người dùng và tất cả các vấn đề liên quan. Trên thực tế, khi thực hiện tệp M, điều bạn đang làm là yêu cầu nhân viên sử dụng một công cụ khách quan hơn công cụ trước đó. Nhóm dịch vụ của chúng tôi là chuyên gia chứng minh điều này. Một khi nhân viên của bạn nhìn thấy một hệ thống quản lý thông tin theo đúng nghĩa - một tài sản quý giá sẽ khiến họ làm việc tốt hơn bao giờ hết - họ sẽ sớm bắt đầu tự hỏi họ sẽ sống như thế nào nếu không có nó .
Tags: data design data design viet nam ddv M-Files phần mềm quản lý tài liệu điện tử M-Files phần mềm quản lý tài liệu điện tử M-Files Việt Nam Autodesk
.jpg)
.jpg)