Chìa khóa thành công của ứng dụng?
Ngày tạo: 08/05/2020 1:38:06 CHTE doanh nghiệp đã đưa ra một yêu cầu cho CNTT để làm một cái gì đó. CNTT đã thực hiện tất cả sự chuyên cần của mình và đã đưa ra một hệ thống đáp ứng mọi yêu cầu kỹ thuật do doanh nghiệp đặt ra. CNTT mua lại phần mềm, cung cấp phần mềm và ngồi chờ đợi lời cảm ơn chắc chắn từ doanh nghiệp cho một công việc được thực hiện tốt. Thay vào đó, doanh nghiệp trở nên khá giận dữ - CNTT nghĩ họ đang làm gì khi buộc một hệ thống nửa vời như vậy đối với người dùng cuối?
Điều có xu hướng xảy ra ở đây là CNTT (và thường là cả doanh nghiệp) quên một vấn đề thực sự quan trọng - bất kỳ hệ thống nào cũng phải được sử dụng trực quan và minh bạch cho người dùng nhất có thể. Bất cứ điều gì được coi là cản trở người dùng sẽ được xử lý xung quanh. Và điều này làm việc xung quanh có thể làm cho vấn đề ban đầu tồi tệ hơn nó.
Trong số các lĩnh vực kỹ thuật mà trường hợp này có xu hướng là trường hợp tổng hợp dữ liệu, phân tích và báo cáo, cùng với nhiều lĩnh vực quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tuy nhiên, một lĩnh vực cần có tầm quan trọng rất cao là một lĩnh vực tác động đến khá nhiều người tham gia vào hoạt động kinh doanh - quản lý tài liệu, hay hơn thế nữa là quản lý thông tin. Nhiều hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp (EDM) yêu cầu các tài liệu được đặt trong hệ thống thông qua cơ chế nhập khẩu hoặc xuất khẩu cụ thể. Trong hành động như vậy, người dùng dự kiến sẽ nhập thêm rất nhiều thông tin vào tài liệu, chẳng hạn như mức độ phân loại, các thẻ xung quanh nội dung của tài liệu, v.v.
Thay vào đó, người dùng có thể cài đặt mặc định hoặc chỉ không muốn làm phiền để đưa tài liệu vào hệ thống. Chắc chắn, việc thiếu sử dụng minh bạch như vậy có nghĩa là đó chỉ là documents tài liệu thực sự quan trọng được coi là đáng giá cho tất cả những rắc rối đó.
Mặc dù vậy, ’thực sự quan trọng như thế nào? Chắc chắn, những tài liệu mà tổ chức được pháp luật ủy quyền nộp cho một thực thể trung tâm là. Bất cứ điều gì có liên quan đến sáp nhập và mua lại có lẽ là tốt. Làm thế nào về tài liệu mà Joe xuống hành lang đã làm việc để xem xét giá cả nguyên liệu thô trong tương lai được sử dụng trong các sản phẩm của tổ chức? Làm thế nào về kết quả tìm kiếm trên web mà Mary đã thực hiện khi xem hiệu suất của các đối thủ cạnh tranh chính của tổ chức?
Hơn nữa, những gì về tất cả những người đóng góp chính cho chuỗi giá trị tổ chức ngày nay - nhà cung cấp, khách hàng, nhà thầu, nhà tư vấn, v.v. - làm thế nào để thông tin được chia sẻ và cho họ một cách hiệu quả và an toàn?
Quản lý thông tin doanh nghiệp đi kèm (EIM). Bằng cách quản lý tài sản thông tin từ giai đoạn đầu của vòng đời, doanh nghiệp có quyền kiểm soát và quản lý tài sản mà nó yêu cầu.
Tuy nhiên, hệ thống không được khiến người dùng khó sử dụng hơn: bất kỳ đầu vào bổ sung nào mà người dùng yêu cầu phải được bù đắp bằng giá trị tổng thể mà họ cảm nhận được từ hệ thống.
Vì vậy - thay vì một hệ thống yêu cầu người dùng đưa ra quyết định vật lý để đưa tài sản thông tin vào hệ thống, hãy bắt đầu với các mẫu. Sử dụng siêu dữ liệu xung quanh các mẫu này để phân loại tài liệu được quyết định ngay khi người dùng bắt đầu làm việc trên tài liệu. Như vậy, một tài liệu về một chủ đề chung - giả sử, ‘Tóm tắt các cuộc thảo luận về việc sử dụng túi trà trong căng tin - có thể được thực hiện bằng cách mở một mẫu template Công cộng. Một trong ‘Giá cả nguyên liệu thô dự kiến trong tương lai từ các nhà cung cấp có thể được tạo ra từ một mẫu với phân loại‘ Thương mại trong sự tự tin. Và như thế.
Khi tài liệu được thực hiện, phiên bản có thể được áp dụng. Thông qua việc sử dụng một không gian tên toàn cầu, các tài liệu không cần phải được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu lớn, duy nhất - chúng có thể được để lại nơi chúng được tạo với các con trỏ logic được lưu trữ trong hệ thống để cung cấp quyền truy cập vào chúng. Các tài liệu có thể được lập chỉ mục để cung cấp khả năng tìm kiếm và phục hồi dễ dàng trên toàn bộ doanh nghiệp.
Những người trong chuỗi giá trị mở rộng có thể được mời làm việc trên các tài liệu thông qua việc cung cấp các liên kết an toàn - và các hoạt động của họ xung quanh tài sản thông tin được ghi lại ở mọi giai đoạn.
Ở mọi giai đoạn, người dùng được hệ thống giúp đỡ, thay vì bị cản trở. Giá trị cho cá nhân và doanh nghiệp được nâng cao với rất ít, nếu có, công việc phụ liên quan đến từ người dùng. Doanh nghiệp đạt được khả năng quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC) lớn hơn; lợi ích cá nhân thông qua việc có đầu vào lớn hơn vào các quyết định được đưa ra.
Dễ sử dụng trong bất kỳ hệ thống là chìa khóa. Che giấu sự phức tạp của các hệ thống doanh nghiệp là không dễ dàng, nhưng không có nó được thực hiện, ngay cả hệ thống thanh lịch và có năng lực kỹ thuật nhất chắc chắn sẽ thất bại.
Nationsirca đã viết một báo cáo về cách một hệ thống EIM phải tuân thủ nguyên tắc KISS (Keep It Simple, Stupid), được ủy quyền bởi M-Files.
Nguồn: https://www.computerweekly.com/
Tags:
.jpg)
.jpg)