Giải quyết các thách thức với quản lý thông tin thông minh

Ngày tạo: 13/04/2020 1:48:33 CH

Các nhà thầu quản lý nhiều bộ phận chuyển động hàng ngày, thậm chí hàng giờ, dựa trên cơ sở từ các phi hành đoàn và nhà thầu phụ trên các trang web việc làm đến thiết bị, vật liệu và điều kiện thay đổi liên tục. Để giữ mọi thứ có tổ chức, hầu hết các công ty xây dựng sử dụng công nghệ trong một số khả năng để đơn giản hóa quy trình công việc hàng ngày để quản lý dự án, lập kế hoạch, kế toán, ước tính và các chức năng khác.

Nhưng quản lý tài liệu vẫn là một thách thức cho các công ty xây dựng trên toàn thế giới. Trong Báo cáo điểm chuẩn quản lý thông tin thông minh (IIM) M-Files 2019, nhân viên ngành xây dựng đã thừa nhận các vấn đề nghiêm trọng sau đây.

67% nói rằng họ thường không thể tìm thấy một tài liệu vì nó đã được đặt tên xấu hoặc được gắn thẻ khi nộp.
68% nói rằng nó khó có thể tìm thấy phiên bản mới nhất của tệp.
Trong khi 68% nói rằng họ cần quyền truy cập vào tài liệu của công ty trên thiết bị di động, thì 46% thừa nhận điều đó rất khó khăn để làm điều đó.
Không có khả năng truy cập thông tin là vấn đề cốt lõi trong khi duy trì truy cập nhanh vào thông tin quan trọng là điều tối quan trọng đối với hầu hết mọi công ty xây dựng. Hơn nữa, quản lý dự án hiệu quả, quy trình làm việc tự động và nhân viên tham gia là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ sáng kiến ​​xây dựng nạc nào. Bước đầu tiên được thực hiện bởi nhiều công ty xây dựng tiến bộ là áp dụng khung IIM. IIM đang giải quyết những thách thức cấp bách nhất hiện nay đối với các dự án xây dựng bằng cách tiếp cận chiến lược để quản lý thông tin và giải quyết các thách thức liên quan đến tài liệu của ngành.

TẠO HIỆU QUẢ TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

Để quản lý công việc và dự án hiệu quả, các tổ chức phải trở nên tinh vi hơn trong việc quản lý thông tin. Thực hành quản lý thông tin kém ăn cắp năng suất từ ​​các công ty, tốn thời gian và tiền bạc. Gần một nửa số người trả lời Báo cáo Điểm chuẩn IIM (45%) thấy việc tìm kiếm tài liệu và thông tin đầy thách thức và tốn thời gian.

Khung IIM cho phép các công ty xây dựng tạo, xử lý và truy cập các tài liệu quan trọng liên quan đến công việc bất cứ lúc nào, dễ dàng tự động hóa quy trình làm việc của nhân viên và nhà thầu phụ và tạo tài liệu kết thúc dự án trong vài phút.

KHAI THÁC NHU CẦU CHO TÀI LIỆU GIẤY

Hàng núi tài liệu giấy biểu thị rằng đã đến lúc phải nắm lấy các giải pháp không cần giấy tờ. IIM hợp lý hóa cách các công ty xây dựng tích lũy tài liệu bằng cách chuyển đổi các tài liệu giấy hiện có thành các tệp kỹ thuật số có thể dễ dàng sắp xếp, phân loại và chuyển giao, tạo ra một tầm nhìn trong toàn bộ tổ chức.

Nhân viên có thể quét hóa đơn, đơn đặt hàng, tài liệu nhân sự, ngân sách dự án và kế hoạch dự án từ bất cứ đâu. Hơn nữa, quét tích hợp với nhận dạng ký tự quang học giúp các tệp giấy có thể tìm kiếm văn bản.

TRUY CẬP JOBSITE TÀI LIỆU QUAN TRỌNG

Khả năng truy cập thông tin từ một trang web việc làm trên thiết bị di động đang trở nên quan trọng hơn khi lực lượng lao động di động tiếp tục phát triển. Nhân viên xây dựng hiện đại đòi hỏi truy cập hiệu quả vào thông tin để làm việc hiệu quả khi rời khỏi văn phòng.

Giải pháp IIM cho phép truy cập vào tài liệu bằng điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính từ mọi nơi mọi lúc. Nhân viên có thể quét tài liệu và biên lai từ một trang web việc làm và người quản lý có thể xem xét, phê duyệt và ký tài liệu trong thời gian thực.

TRỞ NGẠI THỦ TỤC GIẤY TỜ

Các phương pháp xử lý thủ tục giấy tờ xây dựng không chỉ mệt mỏi mà còn có khả năng gây thảm họa. Không có sự kiểm soát của hệ thống quản lý tài liệu, hóa đơn nhanh chóng trở nên cồng kềnh và khó sắp xếp. Ngoài ra, khách hàng thường thực hiện các yêu cầu thay đổi và không có IIM, các tài liệu lặp lại quan trọng có thể dễ dàng bị mất.

Với giải pháp IIM, nhân viên văn phòng có thể hợp lý hóa quy trình mã hóa chi phí, xử lý, phê duyệt và thanh toán. Quy trình công việc cho phép tập trung xử lý hóa đơn ở một nơi và giảm xử lý hóa đơn từ vài ngày hoặc vài tuần xuống vài phút.

TÀI LIỆURẢI RÁC TRONG NHIỀU HỆ THỐNG

Càng ngày, thông tin công ty tiếp tục sinh sôi nảy nở trên nhiều hệ thống và kho lưu trữ. Sử dụng khung IIM cung cấp một kho lưu trữ trung tâm cho các tài liệu và tệp từ các silo khác nhau. Nhân viên có thể truy cập, lưu trữ và quản lý tài liệu từ các thư mục mạng, CRM, SharePoint, ERP và các hệ thống khác. Điều này cũng cung cấp cho người dùng chế độ xem dữ liệu 360 độ từ các kho lưu trữ nội dung khác nhau.

Vì nhiều nhân viên xây dựng làm việc ngoài công trường, hệ thống quản lý thông tin phổ biến nhất là email, được trích dẫn bởi 70% số người được hỏi trong Báo cáo Điểm chuẩn IIM. Tiếp theo là thông tin được lưu cục bộ vào máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay (58%) và / hoặc các ổ đĩa và thư mục mạng chung (48%). Sử dụng email làm thực tế, kho lưu trữ tạm thời cho thông tin dự án thể hiện sự thiếu hiệu quả to lớn trong việc tìm kiếm và tìm đúng tài liệu vào đúng thời điểm, vì các hệ thống email có xu hướng nguyên thủy trong bối cảnh hóa các tệp đính kèm và tài liệu. Các công ty xây dựng muốn đi trước đường cong phải tìm cách quản lý thông tin hiệu quả hơn.

Các công ty xây dựng phải đối mặt với nhiều áp lực. Một số trong đó có thể được giảm thiểu bằng một chiến lược quản lý thông tin đơn giản. Thông qua một hệ thống quản lý tài liệu hợp nhất, hợp nhất, các công ty xây dựng có thể hợp lý hóa quy trình công việc, tăng hiệu quả dự án, tự động hóa các nhiệm vụ hành chính và cải thiện năng suất của nhân viên.

Nguồn: http://constructionexec.com/

---

Tags: