Hội đồng quận Clutha khai thác M-Files để hiện đại hóa quản lý thông tin
Ngày tạo: 15/04/2020 3:25:16 CHChìa khóa là loại bỏ suy nghĩ về cấu trúc lưu trữ và mở ra quyền truy cập vào bảng thông tin Breytenbach, Hội đồng quận Clutha.
Hội đồng quận Clutha ở Nam Đảo trong lịch sử đã không đầu tư đáng kể vào công nghệ thông tin.
Nhưng một sự thay đổi trong lãnh đạo năm 2015 đã chứng kiến sự tập trung đổi mới vào CNTT và bắt đầu một chương trình chuyển đổi kỹ thuật số.
Là một phần của sự thay đổi, hội đồng đã kiểm tra những hệ thống nào được đưa ra và xác định những khoảng trống để bắc cầu.
Đánh giá này cho thấy các hệ thống đương nhiệm là không đủ cho một hội đồng hiện đại, điều này đã khiến nhóm nghiên cứu xem xét bắt đầu lại từ đầu.
Trong thời gian đó, giấy phép hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) hiện có của Hội đồng sắp sửa trở nên đắt đỏ hơn.
Thay đổi cấp phép có nghĩa là chúng tôi phải tìm một giải pháp mới, Schalk Breytenbach, giám đốc CNTT tại Hội đồng quận Clutha nói.
Điều này cung cấp một cơ hội hoàn hảo để tiến tới quản lý thông tin thông minh để tối đa hóa các nguồn lực và có thể xử lý tốt hơn các tài liệu trong toàn hội đồng.
Hội đồng chịu trách nhiệm cho bốn lĩnh vực chính phụ thuộc vào tài liệu: cộng đồng, cung cấp dịch vụ (bao gồm đường, nước và quản lý chất thải); và quy định (bao gồm cả sự đồng ý xây dựng và tài nguyên, sức khỏe và kiểm soát động vật).
Nhóm CDC đã kiểm tra một loạt các tùy chọn và chọn M-Files để được thực hiện bởi một đối tác địa phương, DocSmart.
Theo một nghiên cứu trường hợp của M-Files, việc triển khai hệ thống mới là một thách thức vì khối lượng và độ phức tạp của thông tin được lưu trữ bởi hội đồng.
Hội đồng cũng phải đảm bảo nhân viên sẽ nắm lấy hệ thống mới.
Chìa khóa là để loại bỏ suy nghĩ về silo và mở ra quyền truy cập vào thông tin, Breytenbach nói.
Nhóm đã có thể di chuyển dữ liệu từ các tệp ECM cũ sang M-Files mà không cần có lộ trình. Chúng tôi đã sử dụng một phương pháp triển khai nhanh để vượt qua các thách thức khi chúng phát sinh ", Breytenbach nói trong nghiên cứu trường hợp.
"Bởi vì dự án là mới đối với DocSmart và đây là lần đầu tiên chính quyền địa phương triển khai M-Files, chúng tôi phải học khi đang di chuyển.
Breytenbach cho biết, M-Files giúp CDC cung cấp các dịch vụ tốt hơn vì quyền truy cập vào thông tin là chìa khóa cho mọi thứ chúng tôi làm.
Bây giờ chỉ cần một chút thời gian để tìm kiếm thông tin, mọi người có thể làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Chúng tôi có thể theo dõi nhanh thời gian phản hồi vì mọi người thường dành thời gian tìm kiếm liên tục trong một biển tài liệu. Điều này có nghĩa là chúng ta có thể nhận được thông tin chính xác nhanh hơn.
DocSmart đã giúp CDC tích hợp M-Files với hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hiện tại của hội đồng, nơi thông tin hiện đang chảy theo hai cách.
Người dùng có thể xem M-Files trong ERP và các tài liệu được tạo từ ERP đã tự động được đẩy sang M-Files.
Điều này có nghĩa là có rất ít xử lý tài liệu và không xử lý kép, Breytenbach nói.
Điều này tiết kiệm thời gian cho những người làm việc với tài liệu.
Ví dụ, các thanh tra xây dựng có thể nắm bắt thông tin từ giải pháp của bên thứ ba, dữ liệu giao dịch đi vào ERP và tài liệu hỗ trợ được liên kết và đẩy vào M-Files, "Breytenbach nói.
Sau khi có trong hệ thống, họ có thể xem nó trên mọi thiết bị từ mọi nơi để biết thông tin trang web nhanh chóng và chính xác.
Nguồn: https://www.cio.com/
Tags:
.jpg)
.jpg)