Làm thế nào hệ thống ECM chuẩn trao quyền cho các lĩnh vực kinh doanh chính

Ngày tạo: 21/04/2020 4:19:02 CH

Hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hình dung một quy trình từ đầu đến cuối để quản lý nội dung và tài liệu của họ tập trung tài sản ở một nơi duy nhất.

Tuy nhiên, khi các công ty phát triển, họ sớm thấy rằng nội dung được lưu trữ theo cách này nhanh chóng bị phân mảnh, không sử dụng và lỗi thời. Điều này là do hệ thống của họ không cung cấp khả năng truy cập và căn chỉnh cho tất cả các cấp của tổ chức, theo M-Files.

M-Files Liên minh A / New Zealand và giám đốc đối tác Nicholas Delaveris cho biết, các tổ chức có nhu cầu giải pháp hợp lý hóa quy trình phê duyệt và quản lý nhóm, cung cấp cho các bên liên quan mà không mất quyền kiểm soát. Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) phù hợp hỗ trợ các khía cạnh cộng tác và đồng tác giả của quản lý nội dung, bao gồm khả năng hiển thị cho tất cả các bên liên quan đến tài sản chính.

ECM có thể cung cấp lợi ích đáng kể trong năm lĩnh vực kinh doanh chính:

1. Giám đốc điều hành có thể đưa ra quyết định toàn công ty tốt hơn.

CEO, giám đốc điều hành và giám đốc điều hành khác là những nhà lãnh đạo và người có tầm nhìn, người đặt ra các mục tiêu chiến lược cho công ty của họ. Họ tin tưởng vào các hoạt động để hoạt động đúng nhưng họ có thể ít tham gia phát triển nội dung hơn các thành viên khác trong nhóm. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh chủ động, nhịp độ nhanh hiện nay, các nhà lãnh đạo công ty cần dễ dàng truy cập vào các tài liệu quan trọng mà không phải mất thời gian duyệt các ổ đĩa chung, yêu cầu nhân viên thiếu tài liệu hoặc mạo hiểm sử dụng các tài liệu lỗi thời.

Các ECM tổ chức các tài liệu dựa trên nội dung và ngữ cảnh thay vì các thư mục giúp giám đốc điều hành dễ dàng truy cập vào các tài liệu họ cần. Khi tất cả các nhóm và nhà lãnh đạo đạt được một điểm truy cập trực quan vào thông tin quan trọng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc sàng lọc thông qua nội dung lỗi thời. Các nhà lãnh đạo có thể theo kịp các bản cập nhật mới nhất và tập trung vào đổi mới và cải tiến.

2. CNTT có thể dựa vào việc triển khai linh hoạt và áp dụng phổ quát.

Hệ thống ECM phù hợp được cho là cung cấp các tùy chọn triển khai linh hoạt để đáp ứng nhu cầu cơ sở hạ tầng và giao diện trực quan đảm bảo sự chấp nhận trên toàn công ty. Các nhóm CNTT nên yên tâm khi biết nội dung được bảo mật, ngay cả khi họ hỗ trợ các quy trình hợp tác yêu cầu quyền truy cập từ tất cả các cấp của tổ chức, bao gồm cả truy cập từ xa. Một hệ thống ECM tạo điều kiện cho quy trình làm việc giải phóng các nhóm CNTT về trách nhiệm quản lý nội dung trực tiếp và để lại các nhiệm vụ liên quan đến cập nhật trong tay những người có khả năng sử dụng những tài sản đó nhất.

3. Đội ngũ chất lượng và tuân thủ có thể đạt được tài liệu tốt hơn.

Tuân thủ kéo dài các ngành công nghiệp, một số có yêu cầu nghiêm ngặt hơn so với những ngành khác. Hệ thống ECM phù hợp sẽ hỗ trợ tất cả các yêu cầu và quy trình làm việc tuân thủ, cho phép các nhóm này phổ biến và thực thi chính sách và thủ tục mà không làm gián đoạn quy trình kinh doanh. Trong các trường hợp khác, các tài liệu có nhiều người đóng góp có thể trở thành một cơn ác mộng tuân thủ.

ECM bên phải sẽ theo dõi phiên bản rõ ràng và chính xác, giúp các hành động khắc phục trở nên dễ dàng và nhất quán. Hệ thống đảm bảo các thành viên trong nhóm và giám đốc điều hành chỉ truy cập các tài liệu được cập nhật gần đây nhất. Điều này có nghĩa là các thành viên nhóm tuân thủ và đảm bảo chất lượng gặp phải ít vấn đề tuân thủ hơn, giúp giải phóng thời gian để phát triển các phương pháp phòng ngừa được cải thiện hoặc phòng ngừa.

4. Tài chính có thể hợp lý hóa và đơn giản hóa các quy trình thanh toán.

Hầu hết các nhóm tài chính bị mắc kẹt trong việc đưa ra nhiều định dạng kế toán và bảng lương và sự chậm trễ ảnh hưởng đến các nhà cung cấp và nhân viên, chưa kể làm tăng rủi ro kiểm toán. Các hệ thống ECM có thể giúp họ duy trì hồ sơ phù hợp và lịch sử của họ mà không gặp sự cố và cung cấp quyền truy cập dễ dàng cho tất cả các bên liên quan, bất kể cấp bộ phận hoặc thâm niên của họ. Họ cũng có thể hợp lý hóa các quy trình truyền thống chậm.

Điều đó có nghĩa là tăng lên trên các quy trình thủ công tẻ nhạt của hóa đơn và tăng tính di động của nhóm, mà không có nguy cơ lưu giữ hồ sơ. Bất kể các yêu cầu, tài chính nên có một bản sao cập nhật nhất quán của mọi tệp, tạo điều kiện ngay cả các kiểm toán hoặc hồ sơ bất ngờ được lãnh đạo công ty rút ra.

5. Hoạt động có thể đưa công ty về phía trước với quản lý thông minh.

Các yêu cầu hoạt động thay đổi liên tục và việc cập nhật các quy trình và quy trình làm việc theo cách thủ công trở thành lực cản rất lớn đối với các nhóm chịu trách nhiệm về các chức năng hàng ngày của một công ty.

Đối với các nhóm hoạt động, các hệ thống ECM thành công hợp lý hóa việc quản lý dự án và mối quan hệ với các nhà cung cấp, trao quyền cho họ khi lập kế hoạch và hợp tác. Bằng cách đảm bảo một phiên bản của mỗi tài liệu, ngay cả các nhóm hoạt động tích cực nhất cũng có thể tự tin rằng tài liệu của họ có tốc độ và sẵn sàng để xem xét bởi bất kỳ bên nào, cho dù là nội bộ hay bên ngoài.

Nguồn: ttps://itbrief.com.au/

---

Tags: