Tại sao quản lý thông tin đóng vai trò quan trọng trong chuyển đổi kỹ thuật số

Ngày tạo: 29/04/2020 4:22:24 CH

Phần lớn nhân viên nói rằng năng suất bị ảnh hưởng vì quản lý thông tin kém. Điều này sẽ không gây ngạc nhiên khi xem xét lượng dữ liệu được tạo ra bởi các công ty, nhân viên và người tiêu dùng trong hệ sinh thái kỹ thuật số ngày nay.Theo Báo cáo điểm chuẩn quản lý thông tin thông minh toàn cầu năm 2019 từ M-Files, 82% trong số 1.500 người được khảo sát cho biết các tổ chức nhỏ và lớn sẽ bị giảm năng suất dưới mức tối ưu nếu họ không giải quyết vấn đề quản lý thông tin.

Quản lý thông tin kém

Điều này không phải là mới, trên thực tế, nó đã được coi là một trở ngại lớn của doanh nghiệp kể từ ít nhất là năm 2012, khi tổ chức nghiên cứu độc lập IDC vạch ra tác động tiêu cực của quản lý thông tin kém đến năng suất.

Nhưng vấn đề là nhiều hơn một vài tài liệu bị dán nhãn xấu. Giám đốc điều hành Gartner VP Hanns Köhler-Krüner, đã phát biểu tại Hội nghị thượng đỉnh quản lý thông tin thông minh 2018 vào tháng 9 và thông điệp của ông xoay quanh sự hỗn loạn thông tin và các vấn đề mà sự hỗn loạn gây ra trong các tổ chức. Mọi tổ chức, ông nói tại hội nghị thượng đỉnh, chịu gánh nặng với các vấn đề quản lý thông tin gây ra việc làm thêm và giảm đáng kể năng suất lao động. Còn kết luận của anh?

Nhân viên cần thành thạo quản lý thông tin trong nhiều hệ thống bí truyền và kho dữ liệu. Có ba vấn đề ở đây:

• Thông thường, không ai biết chính xác những gì trong hệ thống này.
• Tìm kiếm thông tin mất thời gian, dẫn đến năng suất giảm.
• Việc sử dụng nhiều hệ thống liên quan đến rủi ro bảo vệ dữ liệu.

Chuyển đổi kỹ thuật số làm trầm trọng thêm vấn đề

David Jones, phó giám đốc tiếp thị sản phẩm tại Nuxeo và là thành viên hội đồng quản trị của AIIM, chỉ ra rằng trong khi vấn đề vẫn tồn tại và các doanh nghiệp đã vật lộn với nó trong nhiều năm, chuyển đổi kỹ thuật số đã thay đổi quy mô và bản chất của thách thức quản lý thông tin .

Có nhiều dữ liệu và nội dung cư trú trong nhiều địa điểm và hệ thống hơn và nhiều loại nội dung (video, âm thanh - và các tệp lớn hơn) phải được quản lý hơn bao giờ hết. Gọi thông tin này là quá tải, nội dung lớn, bãi rác kỹ thuật số hoặc bất cứ điều gì bạn thích - những thách thức là có thật và sẽ chỉ tăng lên nếu các tổ chức tiếp tục dựa vào các ứng dụng cũ đã lỗi thời được thiết kế cho một thời đại trước đây. Thậm chí, những nền tảng và giải pháp này khó có thể biến mất. Chúng tôi không thể thấy những giải pháp này biến mất khỏi nơi làm việc sớm. Họ cũng không nên. Nó có một sai lầm cho các doanh nghiệp khi nghĩ rằng một hệ thống nguyên khối để thay thế tất cả các giải pháp khác nhau sẽ giải quyết những thách thức này. Nếu mà Rip rip và thay thế thì dễ dàng như vậy, mọi người sẽ làm điều đó. Tuy nhiên, cách tiếp cận bang bang bang lớn đó rất hiếm khi thành công.

Điều hợp lý hơn để các doanh nghiệp thực hiện thay vào đó, ông nói thêm, đó là hiện đại hóa các hệ thống này thông qua các nền tảng dịch vụ nội dung (CSP). Các CSP don lồng yêu cầu di chuyển dữ liệu lớn và có khả năng giao thoa và tích hợp với các ứng dụng và kho lưu trữ hiện có. Điều này cho phép người dùng tìm và lấy thông tin họ cần - ở bất kỳ định dạng nào - mà không làm phiền các hệ thống và quy trình hiện có. Nói cách khác, hãy giữ các hệ thống di sản của bạn và tận dụng chúng - cho đến khi bạn đã sẵn sàng để hoàng hôn chúng theo tốc độ của riêng bạn, ông nói.

Quản lý thông tin ảnh hưởng đến các doanh nghiệp ở rất nhiều cấp độ, từ sự hài lòng và duy trì của nhân viên, tỷ suất lợi nhuận và tất nhiên là năng suất. Tất cả các tổ chức được cấu trúc bởi thông tin và kiến ​​thức, và nhân viên có thể sử dụng điều này là điều thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Tác động của quản lý thông tin kém

Grant van der Harst, giám đốc điều hành của Anglo Liners cho biết, quản lý thông tin kém có nhiều tác động gián tiếp trong một công ty và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn.

Khi nhân viên khó tiếp cận thông tin nhanh chóng, thời gian của họ bị lãng phí một cách không cần thiết, phục vụ khách hàng mất nhiều thời gian hơn và điều đó cuối cùng dẫn đến những đánh giá trực tuyến tồi tệ. Sau thời gian, điều này trở nên căng thẳng cho nhân viên và việc giữ chân nhân viên bị ảnh hưởng. Nhiều nhân viên nhận thức được cách quản lý thông tin không hiệu quả trong công ty của họ và thậm chí có thể có giải pháp tuyệt vời, nhưng vì lý do gì mà điều này không được truyền đạt tới quản lý, hoặc nó đã bỏ qua, anh nói.

Như một suy nghĩ cuối cùng, ông chỉ ra rằng các tổ chức cần giải quyết sự kháng cự để thay đổi và phân tích nghiêm túc cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Trong khi điều này có thể mất thời gian và nguồn lực trong ngắn hạn, nó chỉ có thể có kết quả tích cực cho tương lai. Khi công nghệ tiến bộ và cạnh tranh càng trở nên khốc liệt hơn, các tổ chức phi sản xuất với việc quản lý thông tin không hiệu quả sẽ tụt hậu so với phần còn lại, ông nói.

Đáp lại, đã có những tiến bộ đáng kể trong các công nghệ máy học, thường được gọi là tự động hóa quá trình robot (RPA), được thiết kế để giảm chi phí cho các quy trình kinh doanh thâm dụng lao động và dễ bị lỗi.

Tuy nhiên, chỉ có 20% các tổ chức được khảo sát sử dụng siêu dữ liệu hiệu quả và phân loại dữ liệu của họ. Với sự phổ biến của thông tin đến từ nhiều kênh, các tổ chức bắt buộc phải đầu tư vào khả năng nắm bắt thông tin tại nguồn, số hóa nó ngay khi nó xâm nhập vào tổ chức và biến thông tin đó thành quy trình kinh doanh có thể hành động.

Hiểu tài liệu về thông tin đến dựa trên nội dung và siêu dữ liệu là chìa khóa để tự động hóa quy trình thu thập và phân loại tài liệu. Do đó, các tổ chức có thể giảm các nhiệm vụ dễ bị lỗi và sử dụng nhiều lao động liên quan đến việc nắm bắt, trích xuất và phân loại khối lượng thông tin lớn và đẩy nhanh quá trình tuân thủ các chính sách và quy định về tuân thủ và phân loại dữ liệu.

Quản lý thông tin với chuyển đổi kỹ thuật số

Làm rõ và phát triển một chiến lược quản lý thông tin không chỉ là trò chơi chữ và định nghĩa các thuật ngữ. Theo loại sách điện tử vừa được xuất bản bởi Hiệp hội Quản lý thông tin và hình ảnh (AIIM), doanh nghiệp là nhiên liệu và tài trợ cho chuyển đổi kỹ thuật số.

Kevin Craine là một nhà phân tích công nghệ, và đã được vinh danh là người có ảnh hưởng quản lý nội dung doanh nghiệp hàng đầu để theo dõi trên Twitter. Viết về Sách điện tử mới, Nhà nước của ngành công nghiệp - Dịch vụ nội dung, ông nói rằng, Mỗi tổ chức đều hoạt động - hoặc nên tiếp tục - một hành trình chuyển đổi kỹ thuật số. Nhưng, ông chỉ ra, không có gì mới ở đây. Tôi sẽ đặt cược rằng đây là lần đầu tiên bạn nghe thấy câu nói đó. Tại AIIM, chúng tôi thực sự tin vào tuyên bố đó, vì vậy chúng tôi thực sự đã hét nó từ đỉnh núi, anh ấy đã viết.

Trọng tâm của hành trình chuyển đổi này là động lực hướng tới sự hiểu biết, dự đoán và xác định lại trải nghiệm của khách hàng nội bộ và bên ngoài. Trình điều khiển chính này phụ thuộc vào các nguyện vọng biến đổi quan trọng khác, chẳng hạn như:

1. Nhanh chóng / đổi mới kinh doanh.
2. Hoạt động xuất sắc.
3. Tự động tuân thủ / quản trị.

Nghiên cứu cũng cho thấy 79% các tổ chức nhận ra rằng họ phải chuyển đổi thành một doanh nghiệp kỹ thuật số thực sự để tồn tại. Trên thực tế, đây là một cơn bão kỹ thuật số hoàn hảo. Nếu quản lý thông tin đang thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số và chuyển đổi kỹ thuật số đòi hỏi quản lý thông tin tốt hơn, thì trước khi các doanh nghiệp thực hiện chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số, họ cũng cần áp dụng chiến lược quản lý thông tin của mình. Không có nó, họ phải đối mặt với thất bại.

Nguồn: https://www.cmswire.com/

---

Tags: