TEISS: Ít hơn một phần năm doanh nghiệp biết về các chương trình an ninh mạng của chính phủ

Ngày tạo: 04/05/2020 4:25:45 CH

Bộ Tài chính Úc bắt đầu quá trình xây dựng chiến lược cho Nền tảng Bản ghi kỹ thuật số toàn bộ Chính phủ mới của mình bằng cách lấy ý tưởng từ ngành công nghệ về cách khắc phục những gì một báo cáo gần đây tìm thấy là một hệ thống không bền vững và không bền vững để quản lý hồ sơ và thông tin.

Kế hoạch là triển khai một nền tảng quản lý hồ sơ kỹ thuật số trên toàn chính phủ, sẽ được sử dụng trên toàn bộ chính phủ liên bang để mang lại hiệu quả tốt hơn, cũng như các dịch vụ trực tuyến hiện đại hơn, thông minh hơn cho người dân. Bộ Tài chính hiện đang xem xét các giải pháp không chỉ giúp sử dụng hiệu quả hơn các hồ sơ của chính phủ mà còn giúp tìm kiếm, quản lý và chia sẻ dữ liệu giữa các thực thể khác nhau và giảm các nỗ lực trùng lặp giữa các cơ quan và hoạt động của chính phủ.

Một nghiên cứu khả thi được công bố bởi Bộ Tài chính của chính phủ Úc vào tháng 5 năm 2016 đã ghi nhận rằng các thực tiễn quản lý hồ sơ hiện tại không bền vững do sự tăng trưởng nhanh chóng của dữ liệu chính phủ. Theo nghiên cứu, các phương thức quản lý hồ sơ truyền thống, yêu cầu người dùng thực hiện nộp hồ sơ điện tử trong các hệ thống quản lý hồ sơ riêng biệt không hoạt động, điều này dẫn đến việc quản lý sai thông tin của chính phủ, gây rủi ro cho doanh nghiệp chính phủ, ví dụ: mất tài liệu chứng cứ từ email và mất năng suất hoặc chi phí cao liên quan đến khả năng khám phá thông tin được quản lý kém.

Thật vậy, quản lý thông tin chính phủ ngày nay phức tạp và khó khăn hơn bao giờ hết. Chúng tôi ở giữa một cuộc cách mạng kỹ thuật số. Dữ liệu đang tăng theo cấp số nhân. Ngoài khối lượng thông tin khổng lồ cần quản lý, còn có một lượng dữ liệu phi cấu trúc ngày càng tăng. Hơn nữa, các bản ghi và tệp thường nằm trong các ứng dụng khác nhau và bị ngắt kết nối, thư mục tệp mạng, email và các kho nội dung khác. Nhân viên chính phủ phải dành thời gian để điều hướng các hệ thống và kho lưu trữ này để tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm, cũng như xác minh rằng tài liệu hoặc tệp mà họ tìm thấy là phiên bản chính xác. Những thách thức này sẽ chỉ tăng lên nếu chính phủ tiếp tục dựa vào các cách tiếp cận lỗi thời và hệ thống quản lý nội dung cũ được thiết kế cho một kỷ nguyên của quá khứ.

Một gian lận trong tương lai với những cơ hội và thách thức

Hãy tưởng tượng nếu tất cả các cơ quan và bộ phận chính phủ có thể dễ dàng tìm kiếm và tìm kiếm dữ liệu ở bất kỳ định dạng nào trên nhiều hệ thống và kho lưu trữ nội dung. Tốt hơn nữa, điều gì sẽ xảy ra nếu hệ thống thông tin có thể tự động phân loại, quản lý và truy xuất thông tin dựa trên ngữ cảnh một cách thông minh? Thông tin sau đó có thể dễ dàng được tổng hợp và phân tích để giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt hơn, phát triển các chương trình tốt hơn và xác định các cơ hội mới để phát triển, đổi mới và hơn thế nữa. Đó là tầm nhìn mà Tài chính có cho nền tảng mới của mình.

Tài chính cho biết họ muốn tạo điều kiện chia sẻ giữa các cơ quan và các đơn vị khác liên quan đến công việc hợp tác, nâng cao hiệu quả trong thời gian thay đổi hành chính và giảm thiểu nỗ lực trùng lặp tốn kém. Ý tưởng là tận dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo để hiện đại hóa việc giữ kỷ lục của thế kỷ 21 trong thế kỷ 21.

Khung thời gian đề xuất để thực hiện nền tảng mới là tham vọng, và sẽ có nhiều trở ngại phải vượt qua. Sau đây là ba cân nhắc chính để giúp chính phủ Úc hoàn thành mục tiêu.

1: Chống lại xu hướng làm cho phương pháp hiện tại của bạn hoạt động

Các nhà lãnh đạo chính phủ đang tìm cách thay đổi căn bản cách các cơ quan của họ đã làm việc với các hồ sơ và thông tin trong nhiều thập kỷ. Nhưng mọi người sẽ khó nhìn mọi thứ từ một góc nhìn khác. Rốt cuộc, những gì chúng ta biết đến từ những gì chúng ta đã làm. Chính phủ mở mang đầu óc cho những tiếng nói mới mẻ và những ý tưởng sáng tạo là một mảnh ghép quan trọng, vì những ý tưởng tốt nhất thường đến từ những người không kết hôn với cách mọi thứ luôn được thực hiện. Thêm vào đó, một khi quyết định tiến lên với một cách tiếp cận mới được đưa ra, vẫn còn nhiệm vụ khó khăn là thay đổi tư duy nội bộ.

Don Tiết đánh giá thấp sự cần thiết phải đầu tư vào quá trình quản lý thay đổi. Bất kể giải pháp nào được triển khai, hãy đảm bảo phân bổ thời gian và nguồn lực vào đào tạo để giúp thúc đẩy việc áp dụng người dùng. Với suy nghĩ này, một trong những tiêu chí hàng đầu mà các nhà lãnh đạo chính phủ nên tìm kiếm khi đánh giá và lựa chọn các giải pháp công nghệ là dễ sử dụng. Nó đã được thiết lập tốt rằng trải nghiệm người dùng (UX) là quan trọng hơn bao giờ hết. Nhân viên thông tin ngày nay mong đợi các giải pháp công nghệ họ sử dụng tại nơi làm việc trở nên trực quan và đơn giản để sử dụng như các giải pháp họ sử dụng trong cuộc sống cá nhân. Đối với chính phủ, điều đó có nghĩa là một giải pháp có thể cung cấp quản lý thông tin theo ngữ cảnh được cá nhân hóa với khả năng hợp lý hóa bất kỳ và tất cả nội dung mà người lao động cần, khi nào và ở đâu họ cần.

2: Suy nghĩ lại về cách quản lý thông tin

Tài chính cho biết họ thích các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây nguyên khối có thể thay thế tất cả các giải pháp quản lý hồ sơ và hệ thống quản lý thông tin hiện có khác nhau. Nhưng thêm một kho lưu trữ khác thực sự có thể làm cho mọi thứ tồi tệ hơn. Chính phủ sẽ di chuyển tất cả các dữ liệu hiện có như thế nào? Nó khó khăn và tốn thời gian. Bối cảnh CNTT tràn ngập các dự án di chuyển đã thất bại hoặc vượt quá ngân sách vì những thách thức và trở ngại bất ngờ phát sinh khi một lượng lớn nội dung được chuyển vào hệ thống mới.

Chính phủ Úc thay vào đó nên áp dụng một giải pháp hiện đại được phát triển để quản lý thông tin trong thời đại kỹ thuật số và hơn thế nữa. Những giải pháp này không yêu cầu di chuyển dữ liệu lớn. Chúng được thiết kế để tích hợp với các ứng dụng và kho lưu trữ hiện có, cho phép thông tin được truy cập mà không phải chuyển nó sang một hệ thống mới. Nói cách khác, nó tạo ra một cách tiếp cận trung lập kho lưu trữ của YouTube trong đó vị trí của thông tin không phải là mối quan tâm. Một giao diện chung sẽ thống nhất các hệ thống, kho lưu trữ và ứng dụng hiện có - bao gồm Dropbox, Salesforce, SAP, v.v. - cho phép các bộ phận và cơ quan tìm thấy những gì họ cần mà không làm gián đoạn các quy trình hiện có. Các khả năng trí tuệ nhân tạo mới cũng sẽ cho phép hệ thống thích ứng và cải thiện theo thời gian dựa trên hành vi của người dùng.

3. Tìm kiếm Thắng nhanh

Hãy nhớ rằng, biến đổi là một cuộc đua marathon, không phải là chạy nước rút. Các cơ quan chính phủ Úc sắp trải qua một sự thay đổi mô hình trong cách họ quản lý thông tin và mức độ thay đổi đó cần có thời gian. Dòng thời gian năm 2020 có thể là khát vọng, nhưng chính phủ cũng không có một cửa sổ không giới hạn để đạt được tiến bộ có thể đo lường được. Thiết lập nhanh chóng, chiến thắng sớm là điều cần thiết để xây dựng động lực, thúc đẩy thay đổi và mua lâu dài.

Bắt đầu nhỏ - tập trung vào các khó khăn kinh doanh chính hoặc các quy trình cần hiệu quả hơn, và điều đó sẽ thúc đẩy năng suất cao hơn với chi phí thấp hơn cho chính phủ. Cách tiếp cận bang big bang hiếm khi thành công ngày nay. Thay vào đó, thực hiện các phương pháp tiếp cận tin tức và giải pháp theo từng giai đoạn và cung cấp đào tạo ở mỗi bước trong quy trình. Trong khi đó, hãy minh bạch về những gì đang diễn ra, giao tiếp sớm và thường xuyên và tái khẳng định ý thức chia sẻ mục đích bằng cách củng cố thông điệp rằng hệ thống mới sẽ không chỉ giảm chi phí, mà còn cải thiện các quy trình và dịch vụ cho công chúng nói chung.

Đây thực sự là một thời gian thú vị của sự chuyển đổi. Úc cam kết tìm ra những cách thức mới và sáng tạo để quản lý số lượng hồ sơ và thông tin ngày càng tăng của chính phủ một cách hiệu quả và hiệu quả hơn. Tin tốt là các giải pháp có sẵn giúp trao quyền cho các tổ chức chính phủ quản lý và mở khóa tốt hơn giá trị của thông tin mà không làm phiền các hệ thống và quy trình hiện có hoặc yêu cầu di chuyển dữ liệu. Và khi các mảnh được đặt ra, chúng sẽ giúp thúc đẩy Úc trở thành một chính phủ lãnh đạo trong thế giới kỹ thuật số mới.

Nguồn: https://idm.net.au/

---

Tags: