Theo dõi lưu thông với Hệ thống quản lý tài liệu M-Files

Cypress Heart , một nhóm sáu bác sĩ chuyên khoa tim mạch có trụ sở tại Wichita đã đầu tư rất nhiều vào quản lý tệp kỹ thuật số. Theo Giám sát hoạt động Lisa Decker, “Cypress Heart bắt đầu từ rất sớm với hồ sơ y tế điện tử, áp dụng hệ thống đầu tiên của nó sáu năm trước. Các bác sĩ của chúng tôi thực sự tin tưởng vào việc sử dụng công nghệ để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của họ ”.

Hệ thống ban đầu, GEMMS, vẫn được sử dụng cho đến ngày nay, xử lý công việc kinh doanh cuối cùng - lập hóa đơn, lập lịch, tạo yêu cầu và các khoản phải thu của Cypress Heart - cũng như khía cạnh lâm sàng, ghi lại lịch sử bệnh nhân, bao gồm cả bản ghi văn bản về quá khứ của họ thăm khám và chẩn đoán.

Nhưng ngay cả ở những cơ sở có hệ thống kỹ thuật số tiên tiến như Cypress Heart, vẫn thường có những lỗ hổng trong quy trình của văn phòng y tế. Cypress Heart là một ví dụ khác về một phòng khám y tế đã thêm vào hệ thống quản lý tài liệu linh hoạt M-Files để bổ sung cho hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) hiện có. Trong khi EHR rất tốt để chia sẻ lịch sử bệnh nhân đã lưu trữ, M-Files có chức năng mà nhiều hệ thống EHR thiếu lịch sử tài liệu.

Phần mềm quy trình làm việc để theo dõi quy trình làm việc

“Đối với mỗi lần kiểm tra hoặc khám tại phòng khám mà chúng tôi cung cấp, các bác sĩ được yêu cầu xuất trình bản ghi của sự kiện đó. Vấn đề là mặc dù hệ thống GEMMS giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và lưu trữ hồ sơ, nhưng nó không theo dõi sự phát triển của những tài liệu này, ”Decker giải thích. “Nói cách khác, không có gì trong hệ thống hiện có nói rằng tuần trước bác sĩ Evans đã gặp 10 bệnh nhân vào thứ Ba, vì vậy cần có 10 tài liệu được viết, viết và ký tên.”

Phòng khám nhận gần 2.000 cuộc hẹn mỗi tháng, dẫn đến một khối lượng lớn các bản ghi chép, phải thay đổi nhân viên văn thư và bác sĩ nhiều lần trước khi hoàn thành. Trong một quy trình làm việc điển hình, các bác sĩ sẽ ghi lại câu chuyện của họ sau cuộc hẹn và chuyển âm thanh cho nhân viên phiên âm, người này sẽ gửi lại văn bản cho bác sĩ chuyên khoa để xem xét trước khi gửi hoặc gửi fax báo cáo đến bác sĩ đa khoa giới thiệu. Hai vòng khác tiếp tục sau đó, quay lại bác sĩ để xin chữ ký điện tử và quay lại nhân viên hỗ trợ để đăng vĩnh viễn cuối cùng vào GEMMS.

Decker báo cáo: “Trong quá trình xử lý, các tài liệu đã bị thất lạc và thất lạc. “Một trong những bác sĩ của chúng tôi đã bị tụt lại phía sau vì anh ta không chỉ định thăm khám kịp thời. Có thời điểm, anh ta đã chậm bốn tháng, và không ai biết tài liệu nào - hoặc bao nhiêu - là tài liệu nổi bật. Chỉ để xác định những gì đã được xem xét và những gì chưa được xem xét đang trở nên cực kỳ mất thời gian đối với nhân viên của chúng tôi. ”

Giải pháp linh hoạt nhất trong số các hệ thống quản lý tài liệu

Decker quyết định tìm kiếm một giải pháp CNTT có thể theo dõi tiến trình của từng tài liệu trong tất cả các giai đoạn, để trong nháy mắt, người quản lý có thể thấy tài liệu nào cần sự chú ý của bác sĩ và nhân viên hỗ trợ nào cần hành động.

Decker giải thích: “Khi tôi tìm kiếm một giải pháp kiểm soát tài liệu, tôi có hai mục tiêu chính. “Một là để giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình phiên âm. Chúng tôi cần một thứ gì đó có thể gắn cờ điện tử trạng thái của tài liệu, cho dù tài liệu đó là do bác sĩ chỉ định, được gửi cho bác sĩ xem xét hoặc được bác sĩ phê duyệt. Thứ hai, chúng tôi cần một cách để theo dõi các bác sĩ không thực hiện chính tả của họ. Vì vậy, nếu bạn có 10 bệnh nhân vào thứ Ba và chúng tôi chỉ nhận được tám bảng điểm, chúng tôi có thể dễ dàng xác định chính xác hai bệnh nhân bị mất tích ”.

Decker tìm thấy phần mềm quản lý tài liệu M-Files thông qua tìm kiếm trên Internet. M-Files tích hợp trực tiếp vào Microsoft Windows và lưu tệp qua các trường cơ sở dữ liệu, thay vì tên tệp và đường dẫn tệp truyền thống. Điều này dẫn đến các tệp có thể truy xuất chính xác và nhanh chóng từ bất kỳ ứng dụng Windows nào. Bởi vì người quản lý có thể thiết lập một tập hợp các trường cơ sở dữ liệu cần thiết cho một tài liệu định kỳ cụ thể, phương pháp M-Files cũng hoạt động đơn giản và hiệu quả như một công cụ theo dõi tài liệu hoàn toàn có thể tùy chỉnh.

Decker muốn thiết lập quy trình làm việc để mỗi cuộc hẹn mới tạo ra một mẫu trống duy nhất trong M-Files, mẫu này sẽ lưu giữ tất cả thông tin về bệnh nhân đến khám. Tất cả các thuộc tính siêu dữ liệu M-Files sẽ tự động điền khi người dùng bắt đầu một báo cáo mới: tên bác sĩ, ngày hẹn, tên bệnh nhân và ngày sinh. Ngoài ra, cô ấy muốn thêm các menu thả xuống chứa thẻ trạng thái như các trường bắt buộc. Tất cả những gì nhân viên ghi chép phải làm để lưu báo cáo là chọn từ các thẻ đơn giản, chẳng hạn như “chờ bác sĩ xem xét”. Các bác sĩ cũng sử dụng M-Files để xem xét tài liệu của họ trực tuyến và thay đổi trạng thái thành “được chấp thuận” hoặc “cần chỉnh sửa”.

Sau đó, các nhà quản lý có thể, chẳng hạn, truy vấn cả “chờ bác sĩ” và tên bác sĩ trong M-Files, và nhận danh sách các báo cáo nổi bật cho một bác sĩ cụ thể.

“M-Files được phép tùy chỉnh này. Motive Systems sẵn sàng làm việc với chúng tôi về tính năng đa tài liệu để tạo trước một mẫu cho mọi tài liệu phiên âm, ”Decker giải thích, người cho biết việc cài đặt phần mềm quản lý tài liệu M-Files và các cải tiến tùy chỉnh của Motive hoạt động trơn tru ngay từ đầu.

Lợi ích ngoài hồ sơ sức khỏe điện tử

Bà nói, kết quả của sự cải tiến đơn giản này sẽ có tác động tích cực đến chất lượng chăm sóc bệnh nhân, vì các bác sĩ ít muốn mất thời gian hơn một hoặc hai ngày đối với các câu chuyện của bệnh nhân.

“Điều này giúp giữ chân bác sĩ. Chúng tôi có thể báo cáo với anh ấy hàng tuần về công việc anh ấy cần làm, vì vậy tháng này qua tháng khác cứ thế trôi qua. Trước đây, nếu anh ta bỏ sót một bệnh nhân vào tuần trước, chúng tôi có thể phải mất một tháng để tìm ra. Giờ đây, chúng tôi gửi báo cáo tình trạng hàng tuần để anh ấy sẽ hoàn thành báo cáo kịp thời. Điều này tốt hơn cho bệnh nhân, bởi vì khi thông tin mới xuất hiện trong đầu anh ta, thì việc đọc chính tả sẽ chính xác hơn. ”

Lợi ích lớn hơn của lịch sử tài liệu M-Files có thể được nhìn thấy trong việc cải thiện sức khỏe của nhân viên văn phòng.

“Nếu một bác sĩ chậm trễ ba tháng so với việc sai khiến của mình và đó là thời kỳ cao điểm, nhân viên phải bắt kịp và điều này gây ra rất nhiều căng thẳng. Decker cho biết: Việc tồn đọng ảnh hưởng đến Hồ sơ Y tế và Lập hóa đơn - đối với tất cả mọi người. “Quy trình làm việc tùy chỉnh đã là một thành công đối với chúng tôi, vì chúng tôi không phải dành hàng giờ đồng hồ để theo dõi các mục này theo cách thủ công. Bây giờ chúng tôi chỉ xem M-files cho một ngày cụ thể và nó cho chúng tôi thấy những gì nổi bật. ”

Về Cypress Heart

Mỗi bác sĩ tim mạch được hội đồng quản trị của Cypress Heart chứng nhận chuyên về các khía cạnh cụ thể của các rối loạn liên quan đến tim, cho phép phòng khám Wichita, Kansas cung cấp một loạt các dịch vụ chẩn đoán và điều trị.