Thiết lập Cửa hàng Trực tuyến với Cơ sở dữ liệu M-Files

Lahrichi giải thích: “Bất kỳ tài liệu nào đề cập đến một sản phẩm cụ thể mà chúng tôi lưu trữ trong kho lưu trữ M-Files với tất cả siêu dữ liệu được liên kết với sản phẩm đó. Nhúng thẻ siêu dữ liệu vào tài liệu là một chiến lược quản lý tài liệu đơn giản và hiệu quả. M-Files cho phép người dùng thêm bất kỳ từ khóa siêu dữ liệu nào giúp xác định tệp. Đối với các sản phẩm UFI, Lahrichi nhúng tất cả các chi tiết về khoảng không quảng cáo: nhà xuất bản, số xuất bản, tiêu đề, tác giả, mô tả, số trang, trọng lượng vận chuyển, đơn giá, v.v.

Siêu dữ liệu trong M-Files cho phép nhân viên định vị tệp chính xác ngay lập tức. Các truy vấn cơ sở dữ liệu chính xác của M-Files cũng hoạt động như một công cụ phân tích hữu ích. “Tôi có bao nhiêu đầu sách từ một nhà xuất bản cụ thể?” Tìm kiếm M-Files không chỉ đưa ra câu trả lời mà còn đưa ra các tài liệu quan trọng liên quan đến câu hỏi - hóa đơn, mô tả sản phẩm, bảng giá, v.v.

Khi lược đồ siêu dữ liệu này hoạt động, nội dung cơ sở dữ liệu có thể dễ dàng được liên kết với các hệ thống CNTT khác và được sử dụng trong thanh toán, CRM hoặc ERP. Hoặc, trong trường hợp của UFI, một máy chủ web có thể xuất bản thông tin sản phẩm cập nhật lên một trang web trực tuyến.

Một văn phòng điện tử giá cả phải chăng, xây dựng khi bạn di chuyển

“Tôi đã nghiên cứu rất nhiều về hệ thống quản lý tài liệu. Hầu hết các giải pháp tôi tìm thấy đều cực kỳ tốn kém. May mắn thay, tôi tình cờ gặp M-Files. Đối với chúng tôi, giá cả ở mức chấp nhận được và khi chúng tôi bắt đầu dùng thử, chúng tôi thấy nó rất phù hợp với Windows, điều đó có nghĩa là đường cong học tập rất ngắn, ”Lahrichi nói.

Điều khiển M-Files tích hợp trực tiếp vào giao diện của Microsoft Windows. Nhân viên có thể thực hiện các lệnh tệp trong bất kỳ ứng dụng Windows nào giống như trước đây.

Lahrichi nói: “Nhân viên có thể học những kiến ​​thức cơ bản về M-Files trong vòng chưa đầy hai giờ. “Từ đó, chúng tôi có thể xây dựng dần dần hệ thống, thêm vào các quy trình công việc tùy chỉnh, nhiều siêu dữ liệu hơn hoặc các mẫu mới khi chúng tôi tiếp tục.”

Ví dụ, các mẫu được tạo bằng MS Word hoặc Excel, là cơ sở để nhập thông tin sản phẩm mới vào hệ thống. Một nhân viên chỉ cần điền tất cả dữ liệu cơ bản cho một sản phẩm mới vào biểu mẫu đặt trước một lần. M-Files tự động kết hợp các ô trống đã hoàn thành làm thuộc tính trong cơ sở dữ liệu của nó.

Mục nhập dữ liệu một lần này thực hiện nhiệm vụ kép. Tập dữ liệu được sử dụng làm chi tiết danh mục trong cửa hàng trực tuyến của UFI và làm siêu dữ liệu được nhúng trong mọi tài liệu kinh doanh trong tương lai được liên kết với sản phẩm. Việc lập chỉ mục cho phép UFI chuyển các tệp tham chiếu dựa trên bất kỳ chi tiết sản phẩm nào.

“Các mẫu là một tính năng tuyệt vời khác của M-Files,” Lahrichi nói. “Các mẫu tự động giúp dễ dàng quản lý danh mục của chúng tôi và cho phép chúng tôi nhanh chóng truy xuất nhiều thông tin đa dạng. Chúng tôi cũng tiết kiệm rất nhiều thời gian vì không phải nhập lại dữ liệu sản phẩm ”.

Lahrichi có kế hoạch mở cửa hàng trực tuyến mới của UFI Corp dành cho khách hàng bán buôn vào cuối năm nay. Trong khi đó, công ty đang tận hưởng một văn phòng tinh gọn mà ông ước tính là 98% không có giấy tờ.

Ông nói: “Chúng tôi quản lý mọi thủ tục giấy tờ đến công ty bằng M-Files. “Chúng tôi nhận thấy ứng dụng quản lý tài liệu này rất linh hoạt và mạnh mẽ. Nó hoạt động tốt khi bắt đầu và bạn có thể tiếp tục cải thiện hệ thống từng chút một, theo tốc độ của riêng bạn. Bạn có thể nhào nặn hệ thống thành bất kỳ giải pháp nào bạn cần ”.

Về Công ty Cổ phần UFI

UFI là nhà xuất bản và nhà phân phối nhiều loại sách, sách nói, DVD và nhiều loại sản phẩm khác bao gồm điện tử, sức khỏe & vệ sinh, phần mềm, sách và đồ chơi trẻ em phục vụ cho 9 triệu người Hồi giáo ở Bắc Mỹ. UFI hiện mang hơn 1.500 sản phẩm từ các nhà xuất bản, nhà sản xuất và nhà cung cấp từ khắp nơi trên thế giới. Với việc ra mắt trang web mới trong năm nay, UFI đang thúc đẩy tăng lượng cung cấp sản phẩm lên 10.000 vào cuối năm nay.