Xử lý Sprawl dữ liệu của bạn với M-Files
Ngày tạo: 16/10/2020 10:31:55 SADữ liệu lan rộng là một thuật ngữ do Wall Street Journal đặt ra — nó đề cập đến cả khối lượng dữ liệu mà các tổ chức toàn cầu tạo ra và thực tế là dữ liệu này nằm trong các hệ thống khác nhau. Với sự ra đời của lực lượng lao động hỗ trợ thiết bị di động, nhân viên không bắt buộc phải ở trong phạm vi văn phòng của họ để truy cập dữ liệu công ty hoặc hoàn thành giao dịch. Kết quả là bây giờ không chỉ có một lượng lớn dữ liệu để cạnh tranh mà còn đến từ mọi nơi - các hệ thống khác nhau, các thiết bị và cộng tác viên bên trong và bên ngoài.
Nếu được quản lý hiệu quả, dữ liệu này có thể được thu thập để hiểu rõ hơn, nhưng thực tế là mức độ quản lý dữ liệu này phải được giải quyết một cách chủ động. Ngoài ra, việc kích hoạt “hành vi làm việc di động” an toàn là một yếu tố quan trọng khác cần xem xét vì nhiều tài liệu nhạy cảm và bí mật phải được gửi bên ngoài tường lửa.
Dữ liệu, Dữ liệu ở mọi nơi
Là một nhà cung cấp giải pháp ECM, tôi liên tục thấy các ví dụ thực tế về sự lan rộng dữ liệu. Các khách hàng của tôi đang tạo ra ngày càng nhiều dữ liệu trong nhà và tại hiện trường. Ví dụ: một trong những khách hàng của chúng tôi có mối quan tâm về quản lý thông tin bắt đầu với bộ phận nhân sự của họ. HR đang lưu tài liệu của họ vào ổ đĩa mạng dùng chung. Tôi đang sử dụng từ “được chia sẻ” ở đây theo nghĩa đen vì các bộ phận khác có thể truy cập các tài liệu này - mặc dù họ không được phép. Như bạn có thể thấy, công ty này đã không áp dụng các phương pháp bảo mật tốt nhất. Ngoài ra, họ không có quy ước đặt tên tiêu chuẩn cho các tệp. Ví dụ: bài đánh giá của nhân viên có thể được đặt tên là “JohnSmith2016EFasteeReview” hoặc “JS2016ER” hoặc “JS2016ER_Miami”.
Một vấn đề khác là quy trình của họ xoay quanh các tài liệu nhân sự, về cơ bản là đặc biệt. Hãy tưởng tượng một phiên bản của tài liệu nằm trong ổ cứng của nhân viên, sau đó sẽ được gửi qua email cho người giám sát của họ. Người giám sát lưu nó vào ổ đĩa của họ và sau đó gửi một bản sao cho HR. Nhân sự thực hiện một chỉnh sửa quan trọng và sau đó gửi lại tài liệu cho người giám sát. Bây giờ, nhân kịch bản đó với số lượng nhân viên trong tổ chức. Bạn không chỉ có quá trình tái diễn thủ công tốn nhiều thời gian, đốt tài nguyên mà còn có một hoạt động để lại thông tin nhạy cảm ở những nơi không nên có.
Rõ ràng tất cả những thực hành này đều có vấn đề. Nhưng khi chúng tôi bắt đầu tương tác với khách hàng, chúng tôi nhận ra rằng những vấn đề quản lý thông tin này đã kéo dài trong toàn bộ tổ chức! Hình dung nhân lên nhiều lần những thách thức quản lý thông tin nói trên. Nói về dữ liệu tràn lan! Họ có bao nhiêu phiên bản tài liệu? Họ có tham gia vào tất cả các địa điểm không? Tài liệu nào yêu cầu quyền truy cập an toàn? Họ đã giải quyết hồ sơ email, fax, bản ghi nhớ liên văn phòng và thư giấy như thế nào?
Khi tiến hành phân tích nhu cầu, chúng tôi đặc biệt tập trung vào một số thành phần: bảo mật thông tin tổng thể, truy cập thông tin dựa trên vai trò và hiệu quả quy trình. Đây là lý do tại sao tôi yêu thích M-Files — nó nhanh chóng giải quyết tất cả những điều này!
Khách hàng được đề cập ở trên của chúng tôi hiện sử dụng M-Files để lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu của họ. Họ có các quy ước đặt tên nhất quán và các tài liệu yêu cầu bảo mật, như hồ sơ nhân viên, được áp dụng bảo mật dựa trên vai trò cho chúng. Chúng tôi đã xây dựng quy trình làm việc để xử lý các quy trình nhân sự phổ biến của họ như yêu cầu và đánh giá thời gian nghỉ. Sau đó, chúng tôi nhân rộng những cách làm này trong toàn tổ chức. Nhìn chung, chúng tôi đảm bảo rằng tất cả nội dung của họ đều được quản lý và truy cập. Thông tin — được quản lý. Sprawl — đã bị loại bỏ!
Data Design Vietnam
Nguồn: M-files
Tags: data design Viet Nam data design ddv m-files phần mềm quản lí M-files quản lý thông tin thông minh M-files
.jpg)
.jpg)